Durante el año pasado, el uso de la tecnología para videollamadas creció exponencialmente. Las personas hemos ido utilizado aplicaciones de videollamadas desde que salieron al mercado con el nacimiento de los smartphones y, aunque en menor medida, con la irrupción de las webcams y los programas pioneros hace algunos lustros.
Sin embargo, hoy es algo universal. Universal y común, que no siempre van de la mano. La pandemia de 2020 provocó, y lo sigue haciendo, que las reuniones tanto personales como profesionales pasaran a lo digital. Era la única manera de seguir manteniendo contacto visual con familiares, amigos, compañeros de trabajo, clientes…
Han venido para quedarse. Porque son más cómodas, porque ahora que el teletrabajo se ha vuelto más común y porque existe un amplio abanico de aplicaciones y herramientas que lo ponen todo mucho más fácil.
Pero pese a que todo el mundo ha hecho una, ¿sabe la gente hacer videollamadas de verdad?
Como en todo en la vida, ante una reunión de este tipo hay que prepararse. A continuación, os dejamos una serie de consejos o recomendaciones para conseguir hacer la videollamada perfecta en entornos laborales.
Antes de todo: informar y probar
Lo primero que hay que hacer a la hora de planificar una videollamada es informar a los participantes del día, fecha y plataforma elegida para la reunión. Además, hay que decir dicho encuentro será en video o solo en llamada y, muy importante, recalcar si se estará grabando o no.
Puede parecer algo lógico, pero la experiencia nos dice que nada más lejos de la realidad. Mucha gente no informa debidamente de cómo serán las reuniones ni si serán grabadas y esto último, por el tema de los derechos de datos y privacidad, es muy relevante.
Una vez que todo el mundo sabe por dónde y cuándo se hará la reunión es hora de llegar preparado. Probar el equipo en una videollamada es igual que mirarse al espejo antes de salir de casa. Hay que revisar que todo esté bien, que funcione y que no falte nada. Micrófono funcionando, cámara activa, luces ambientales correctas, fondo ordenado… Hay un buen puñado de elementos que hay que revisar para que todo salga perfecto.
Punto relevante también que no hay que dejar de lado es la vestimenta. Hay que tener un atuendo para cada momento. No es lo mismo una reunión con un compañero de trabajo con mucha confianza que con la directora general o un cliente muy importante. Y no solo hablamos de formalidad o de reglamento de vestuario, sino de colores, de patrones o de cualquier otro elemento que pueda desviar la atención de la reunión.
Y todo esto, antes de la llamada. Parecen muchas cosas, pero si lo miramos con perspectiva, son cosas de sentido común.
Entramos en acción: elementos claves durante la llamada
Aquí hay muchas más cosas muy estrechamente relacionadas con las reuniones tradicionales. Hablamos de, por ejemplo, puntualidad, un orden de puntos, una educación y respeto por las intervenciones… Es decir, lo de toda la vida, pero en digital.
Comenzar y terminar a tiempo es algo importante. El tiempo es un elemento muy valioso, quizá el más importante. Y si una reunión está fijada en un horario hay que respetarlo.
Además, en las videollamadas no hay problemas de desplazamientos, de aparcamiento o de atascos de ningún tipo. Salvo que haya alguna cuestión técnica inesperada, todo debe ser más fácil que en una reunión tradicional.
Un buen truco para que todo fluya mejor es silenciarse cuando se va a estar un reto en silencio. Siempre hay algún ruido de fondo molesto que hace que la persona que esté hablando pueda sentirse distraída.
Otro buen consejo es no hacer otras cosas mientras se está en la reunión. Es tentador consultar algo, responder a un correo o acabar esa tarea en la que se va retrasado mientras otra persona expone una presentación o simplemente habla.
Como vemos, no hay nada extraordinario que no se pueda seguir en una reunión. Son elementos comunes en cualquier encuentro profesional donde, por encima de todo, debe primer la educación y el respeto.
Finaliza la llamada, ¿y ahora qué?
Lo primero, asegúrate de que has cerrado la sesión dentro de la sala de reuniones. Hay veces que juega una mala pasada estos despistes.
Después puede ser bueno hacer un acta de la reunión y enviarla por correo a los participantes. Es una forma de, además de dar las gracias, dejar por escrito los puntos clave de la conversación. Como hemos visto, es importante hacer las cosas bien desde el principio. Revisar todo antes de tener la videollamada, respetar y ser puntuales durante ella y asegurase de que todos los participantes saben de lo que se ha hablado. Las videollamadas serán más importantes con el paso del tiempo por lo que hay que ejecutarlas de manera óptima.
